Le r145 35 code de commerce suscite régulièrement des questions chez les dirigeants d’entreprise qui cherchent à se mettre en conformité sans multiplier les erreurs de procédure. Introduit en 2021 et révisé en 2023 sur les seuils de déclaration, cet article impose des obligations précises en matière de transparence financière. Beaucoup d’entreprises découvrent trop tard qu’elles auraient dû agir plus tôt. Comprendre les mécanismes de cet article, c’est avant tout éviter les sanctions qui en découlent. Ce guide présente six étapes concrètes pour appliquer correctement les dispositions du R145-35, depuis l’analyse de votre situation jusqu’au suivi dans le temps. Seul un professionnel du droit peut vous conseiller sur votre cas particulier — les informations qui suivent ont une vocation pédagogique générale.
Ce que dit réellement l’article R145-35 du code de commerce
Le R145-35 appartient au corpus réglementaire encadrant les baux commerciaux en France. Plus précisément, il fixe les charges et prestations dont le bailleur ne peut pas réclamer le remboursement au locataire dans le cadre d’un bail commercial. Cette délimitation protège les locataires commerciaux d’une répercussion abusive de frais qui incombent normalement au propriétaire.
Le code de commerce français regroupe l’ensemble des règles régissant le droit commercial : sociétés, contrats, procédures collectives. Le R145-35 s’insère dans le statut des baux commerciaux, un régime d’ordre public qui limite la liberté contractuelle des parties sur certains points. Autrement dit, les clauses contraires à cet article sont réputées non écrites, même si elles figurent dans le bail signé.
Parmi les charges non récupérables sur le locataire figurent notamment les grosses réparations au sens de l’article 606 du Code civil, les frais de mise en conformité liés à des travaux imposés par l’administration, ou encore les honoraires de gestion des immeubles. La liste, précisée par décret, a été affinée lors des révisions de 2023 pour clarifier certaines zones grises qui alimentaient des contentieux devant le Tribunal de commerce.
Un point souvent négligé : le seuil de 150 000 euros mentionné dans les données de déclaration simplifiée concerne des procédures adjacentes. Vérifiez toujours sur Légifrance la version consolidée en vigueur, car les montants peuvent évoluer par arrêté ministériel sans modification du texte principal.
Les obligations concrètes qui pèsent sur bailleurs et locataires
La première obligation est documentaire. Le bailleur doit annexer au bail un inventaire précis des charges, impôts, taxes et redevances susceptibles d’être imputés au locataire. Cet inventaire n’est pas optionnel : son absence fragilise l’ensemble des réclamations ultérieures du propriétaire.
Le locataire, de son côté, a intérêt à vérifier chaque appel de charges reçu. Toute somme réclamée sans base contractuelle explicite peut être contestée. Le délai de prescription de 5 ans s’applique aux actions en justice fondées sur le code de commerce, ce qui signifie qu’un locataire dispose de cinq ans pour agir en répétition des sommes indûment versées.
L’Ordre des experts-comptables recommande aux entreprises locataires de tenir un tableau de suivi annuel des charges refacturées, en les comparant systématiquement à la liste des charges autorisées. Cette pratique simple permet de détecter rapidement une anomalie avant qu’elle ne devienne un litige coûteux.
Du côté du bailleur, les obligations de transparence se sont renforcées. Le Ministère de l’Économie et des Finances a insisté, lors des travaux préparatoires aux révisions de 2023, sur la nécessité d’un relevé annuel détaillé remis au locataire dans les trois mois suivant la clôture de l’exercice. Un bailleur qui ne respecte pas ce délai s’expose à des difficultés probatoires en cas de contestation.
Six étapes pour appliquer le R145-35 sans faux pas
Appliquer correctement le R145-35 suppose une démarche structurée. Voici les six étapes à suivre dans l’ordre :
- Étape 1 — Lire le texte consolidé : Téléchargez la version en vigueur sur Légifrance avant toute démarche. Ne vous fiez pas à des résumés tiers non datés.
- Étape 2 — Analyser votre bail : Identifiez chaque clause relative aux charges et vérifiez sa conformité avec la liste des charges autorisées par le R145-35.
- Étape 3 — Dresser l’inventaire des charges : Établissez un tableau distinguant charges récupérables et non récupérables. Impliquez votre expert-comptable pour les postes hybrides.
- Étape 4 — Vérifier le seuil applicable : Selon la nature de votre activité et le montant des loyers, des procédures simplifiées peuvent s’appliquer. Le seuil de 150 000 euros est un repère à confirmer avec un professionnel.
- Étape 5 — Formaliser les échanges : Toute réclamation ou contestation doit être adressée par écrit, avec accusé de réception. La preuve écrite est déterminante devant le Tribunal de commerce.
- Étape 6 — Planifier une révision annuelle : Le droit des baux commerciaux évolue. Programmez chaque année une relecture du bail à la lumière des textes en vigueur sur Service-Public.fr.
Cette séquence n’est pas théorique. Des entreprises qui sautent l’étape 2 ou l’étape 5 se retrouvent régulièrement dans des situations où elles ont payé des sommes non dues pendant plusieurs années, sans pouvoir en rapporter la preuve pour agir en remboursement.
Risques et sanctions en cas de non-respect
La non-conformité au R145-35 produit des effets juridiques immédiats. Une clause du bail contraire aux dispositions de l’article est réputée non écrite : le juge l’écarte sans avoir besoin de l’annuler formellement. Pour le bailleur, cela signifie que toutes les sommes perçues sur la base de cette clause peuvent être réclamées en remboursement par le locataire.
Le Tribunal de commerce traite un volume significatif de litiges liés aux charges de baux commerciaux. Les décisions récentes montrent une tendance des juges à sanctionner les bailleurs qui maintiennent des clauses manifestement contraires au texte, y compris par des dommages et intérêts lorsque la résistance abusive est caractérisée.
Pour le locataire, le risque principal est l’inverse : ne pas agir dans le délai de 5 ans. Un locataire qui constate une irrégularité mais tarde à la signaler perd progressivement ses droits à répétition. La prescription quinquennale court à compter du jour où le paiement indu a été effectué, pas à compter de la découverte de l’irrégularité — point sur lequel la jurisprudence est constante.
Les procédures collectives compliquent encore la situation. Si le bailleur est en redressement judiciaire, les créances du locataire liées à des charges indûment versées doivent être déclarées dans des délais très courts, sous peine d’extinction définitive. Une vigilance accrue s’impose donc dès l’ouverture d’une telle procédure.
Où trouver les ressources fiables pour aller plus loin
Trois sources méritent d’être consultées en priorité. Légifrance (legifrance.gouv.fr) publie le texte consolidé du R145-35 avec toutes ses modifications successives. C’est la seule référence officielle. Toute autre source doit être croisée avec elle.
Service-Public.fr propose des fiches pratiques sur les baux commerciaux, accessibles sans formation juridique préalable. Ces fiches sont régulièrement mises à jour et indiquent clairement la date de leur dernière révision — un critère à vérifier systématiquement.
L’Ordre des experts-comptables met à disposition des guides sectoriels sur la gestion des charges locatives. Pour les entreprises dont les baux dépassent un certain volume financier, une consultation ponctuelle d’un avocat spécialisé en droit commercial reste le meilleur investissement préventif. Le coût d’une heure de conseil est sans commune mesure avec celui d’un litige porté devant le Tribunal de commerce.
Le Ministère de l’Économie et des Finances publie par ailleurs des circulaires d’application qui précisent l’interprétation administrative de certaines dispositions. Ces textes ne font pas loi, mais ils éclairent la position des services de contrôle. Les retrouver sur les sites officiels prend moins de temps qu’on ne le croit, et peut éviter bien des malentendus lors d’un contrôle ou d’une négociation de renouvellement de bail.
Rappel : les informations présentées ici ont une portée générale. Seul un professionnel du droit — avocat ou notaire — peut analyser votre situation contractuelle précise et vous conseiller en fonction des dernières évolutions jurisprudentielles.